Những dịch vụ "mới và lạ" ở phố phường

Bài 1: Nở rộ dịch vụ cho thuê “văn phòng ảo”

Chuyện tưởng như đùa nhưng là sự thật. Dịch vụ cho thuê “văn phòng ảo” đang ăn nên làm ra và trở thành lựa chọn ưu tiên cho một số doanh nghiệp vừa muốn có trụ sở văn phòng thuận tiện lại vừa muốn tiết kiệm chi phí.

Phát đạt nhờ... suy thoái

Trong  bối cảnh của khủng hoảng kinh tế, giá cả biến động, chi phí mặt bằng trở thành gánh nặng của các doanh nghiệp. Dịch vụ văn phòng ảo xuất hiện và bắt đầu trở nên thu hút khá nhiều doanh nghiệp.

"Văn phòng ảo" có nghĩa là cũng có văn phòng thật nhưng chỉ gọi là "xí chỗ, đặt phần", "treo biển hiệu", còn thực tế hoạt động thì ở nơi khác. Nhiều doanh nghiệp chọn nơi "treo biển" thì rất đẹp ở các tòa nhà lớn, ở trung tâm thành phố, nhưng thực tết hoạt động thì có thể ở trong hẻm, ngõ ngách, thậm chí là lưu động ngoài đường hoặc... quán cafe.

Thời buổi khó khăn nhiều công ty đã chọn thuê văn phòng qua hình thức thuê văn phòng "ảo".

Ông Lê Xuân Quý, giám đốc một công ty tư vấn có trụ sở tại nhà riêng trong một con ngõ khá sâu của quận Hà Đông cho biết: “Trước đây mỗi lần khách hàng tìm đến công ty đều khổ sở hỏi thăm mãi mới tìm được địa chỉ. Các đối tác làm ăn thì góp ý tại sao lại đặt trụ sở ở trong ngõ thế kia, làm ăn gì được. Tôi nghĩ mãi, rồi tìm hiểu được trên mạng liền quyết định thuê một “văn phòng ảo” tại đường Nguyễn Trãi, Thanh Xuân”.

Anh Quý ước tính chi phí bỏ ra cho một văn phòng ảo có giá 6 triệu đồng/năm. Số tiền đó không đáng là bao mà công việc giao dịch lại thuận lợi. Khách hàng không còn than phiền và e ngại mỗi khi tới hợp tác giao dịch.

Văn phòng hiện tại nằm trên tầng 4, bài trí khá đẹp mắt, có đủ máy lạnh, máy in, điện thoại. So với văn phòng 15m2 trước đây ngổn ngang đồ đạc, khách tới không có chỗ để xe thì vị trí này được anh Quý cho là rất thoải mái, riêng tư và lịch sự.

Không riêng anh Quý, ông Ngô Chí Thực, giám đốc một công ty dịch vụ vận tải thì lại xác định ngay từ đầu là công việc của mình không cần văn phòng rộng, chỉ cần một địa chỉ cho khách hàng biết công ty mình có tồn tại. “Vì thế nên tôi thuê chỗ ngồi làm việc đã được gần một năm nay”.

Anh Trịnh Đức Phú, Giám đốc Công ty Văn phòng trọn gói (văn phòng ảo) cho biết: Trong thời kỳ khó khăn này, Công ty anh ngày càng nhiều các doanh nghiệp, chủ yếu là vừa và nhỏ tìm đến thuê “văn phòng ảo” để tiết kiệm chi phí. “Với cách hiểu đơn giản, văn phòng ảo là dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ giao dịch đẹp, thuận tiện cho việc xây dựng hình ảnh và tiếp xúc với khách hàng, có nhân viên trực điện thoại đến liên lạc, thư từ, có chỗ tổ chức các buổi họp... tùy theo vào gói hợp đồng văn phòng ảo".

Văn phòng “ảo” hiệu quả thực

Giải pháp văn phòng “ảo” cho phép các doanh nhân không cần túc trực tại văn phòng mà vẫn có thể điều hành doanh nghiệp từ bất kỳ nơi nào với chỉ một email và máy điện thoại. Tất cả những dịch vụ này đều được văn phòng “ảo” quản lý một cách chuyên nghiệp từ những giải pháp công nghệ thông tin mới nhất.

Bà Luyện Thị Hay, đại diện dịch vụ cho thuê văn phòng ảo của Công ty cổ phần truyền thông và giải trí NBN nhận định: “Ngày nay, sự phổ biến của Công nghệ thông tin và viễn thông đã khiến các cuộc gặp trực tiếp nhường chỗ cho giao tiếp qua email và điện thoại. Vì vậy, tôi cho rằng việc đầu tư cho văn phòng là một sự lãng phí”.

Nhân viên của văn phòng trọn gói đồng thời cũng là nhân viên của nhiều công ty thuê văn phòng "ảo

Anh Lê Thanh Tùng, giám đốc một công ty bất động sản lí giải về việc chọn lựa dịch vụ cho thuê văn phòng ảo của mình: “Do danh nghiệp của tôi mới thành lập, kinh phí còn hạn chế nên tôi đã chọn dịch vụ văn phòng “ảo” để có một địa chỉ văn phòng và được giao dịch với khách hàng tại đây”.

Ngoài việc được mượn phòng để giao dịch khi cần thiết, văn phòng “ảo” còn cung cấp cho công ty anh các dịch vụ đi kèm như lễ tân trực điện thoại, tủ hồ sơ lưu trữ, fax… “ Thậm chí, chúng tôi có thể mượn thư ký, sử dụng các thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, máy photo, điện thoại cố định...” – anh nói tiếp.

Nghĩa là từ khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, công ty anh Tùng đã không tốn một đồng chi phí nào trang bị toàn bộ thiết bị cho một văn phòng, không tốn tiền thuê nhà, bảo vệ, lễ tân hay trả lương nhân viên, điện, nước. 

“Đấy là còn chưa kể tới những khoản chi phí khi phải thiết kế lại văn phòng, mua sắm trang thiết bị nhưng lại phải chuyển đi vì một lí do nào đó khiến cho những khoản đầu tư cố định này gần như mất trắng”. Chính vì thế, anh Tùng tỏ ra rất tâm đắc với quyết định của mình.

Đại diện Công ty cổ phần truyền thông và giải trí NBN chia sẻ thêm: “Với cách thức làm việc trong thời buổi hiện nay người ta tính đến sự tiện lợi, họ có thể ngồi ở TPHCM nhưng vẫn làm việc ở Hà Nội. Rõ ràng văn phòng ảo vẫn giữ được hình ảnh của công ty, gọi điện vẫn có người trả lời, vẫn có hệ thống chuyển cuộc gọi đến, mặc dù có thể mình đang ở TPHCM, nhưng một khách hàng gọi đến công ty ở Hà Nội, mà vẫn nhận được cuộc gọi từ văn phòng ở Hà Nội. Khách hàng sẽ có cảm giác đang thực sự gọi đến công ty”.

Dịch vụ “Văn phòng ảo”, thuê chỗ ngồi để làm việc ngày càng nở rộ, đã thu hút khá nhiều công ty tìm đến với dịch vụ này. Đây là loại hình được dự đoán sẽ rất phát triển trong tương lai và phù hợp với xu hướng kinh doanh ngày càng "thắt lưng buộc bụng".

Nguyễn Hoan - Lương Lý